نظام پيشنهادها يكي از اصلي‌ترين ابزارها و روش‌هاي نظام بهبود مستمر(كايزن) است. اين نظام زمينه‌ساز مشاركت فكري كاركنان،مشتريان و پيمانكاران با مديريت بوده و يكي از پايه‌هاي اصلي نطام مشاركت و مديريت مشاركتي قلمداد مي‌شود. فلسفه وجودي اين نظام استقرار و نهادينه‌سازي روحيه عارضه‌يابي، عادت گريزي و بهره گيري از قوه تعقل و بهبود جويي در ميان كاركنان سازمان است
نظام پيشنهادها علاوه بر اينكه با فعال نمودن كاركنان در شناسايي و رفع مشكلات، زمينه‌ساز صرفه‌جويي‌هاي اقتصادي چشمگير براي سازمان مي‌باشد، به‌عنوان ابزاري براي ارتقاء منابع انساني نيز بشمارمي‌رود. چرا كه اين نظام، كاركنان را از عادت كردن به روش‌هاي قديمي كاري و تكرار مستمر آن‌ها باز مي‌دارد و چشم‌هاي آنان را در مشاهده مشكلات و عارضه‌يابي و مغز و ذهن آنان را در تحليل مشكلات و راه حل‌يابي فعال مي‌گرداند. بدين ترتيب بهبود طلبي به ويژگي رفتاري كاركنان تبديل مي‌شود و كاركنان براي يافتن و ارائه كردن پيشنهادهاي بهتر ترغيب مي‌شوند كه در مورد كار خويش بيشتر بدانند و بيشتر مطالعه كنند. بر اين اساس است كه برخي از سازمان‌ها از نظام پيشنهادها، به‌عنوان ابزاري براي اتلاف‌زدايي و به مثابه دانشگاهي براي افزايش دانش و مهارت‌هاي شغلي نام مي‌برند. عليرغم مزاياي فراوان نظام پيشنهادها، متاسفانه بنا به دلايلي از جمله طراحي نامناسب، عدم توجيه صحيح مديران ارشد و مياني و عدم بستر سازي فرهنگي و آموزشي لازم و... شاهد ناكامي برخي از سازمان‌ها در دسترسي به اهداف نظام پيشنهادها هستيم. به عقيده ما سازمان‌ها با طراحي و استقرار صحيح نظام پيشنهادها مي‌توانند به اهداف وجودي نظام پيشنهادها نايل آيند.
اميد است دانشگاه فردوسي مشهد با دستيابي به اهداف ذيل، الهام بخش ساير دانشگاه‌هاي بزرگ كشور در بهره‌گيري از نظام كارآمد پيشنهادها باشد:
- حرکت به سوي تعالي سازماني و بهبود فرايندهاي کاري دانشگاه با اجراي پيشنهادهاي مفيد
کارکنان و ساير ذينفعان - ارتقا بهره‌وري، راندمان و کيفيت خدمات مورد ارائه در جهت دستيابي به اهداف دانشگاه
- کاهش هزينه‌ها و ايجاد صرفه‌جويي در مصرف منابع از طريق حذف اتلاف‌ها
- ارتقاي روحيه مشارکت فردي و گروهي کارکنان و افزايش حس مسئوليت‌پذيري در مقوله‌هاي بهبود سازماني
- همسو نمودن منافع فردي کارکنان با منافع سازماني
- زمينه‌سازي براي تلاش همکاران جهت افزايش دانش و آگاهی‌هاي شغلي خود
- شناسايي افراد خلاق و ايجاد بستر مناسب براي تبلور خلاقيت و استعدادهاي کارکنان
- ايجاد زمينه اي براي اطلاع‌رساني بخش‌هاي مختلف دانشگاه از فعاليت‌هاي بهبود صورت گرفته يکديگر
- ايجاد بانک اطلاعاتي ارزشمند از فعاليت‌هاي بهبود که به‌دليل دسترسي همه، منشا گسترش بيشتر در دانشگاه مي‌گردند.
نکاتي در زمينه نظام پيشنهادهاي کارآمد
متاسفانه اغلب تجارب سازمان‌ها در اجراي نظام پيشنهادها اجراي کاملي از نظام پيشنهادها را در بر نمی‌گيرند و می‌توان گفت که ساده‌نگري به نظام پيشنهادها يکي از علل رايج شکست اغلب سازمان‌ها در به‌کارگيري اين نظام مديريتي است. طبق مدل ما، نظام پيشنهادهاي کامل شامل ده فرايند سطح اول و 30 فرايند سطح دوم ذيل است:
بر اين اساس می‌توان تفاوت‌هاي ذيل را بر نظام پيشنهادهاي مورد نظر (نظام کايزني/ مدرن) با نظام‌هاي رايج در کشور قائل شد:
مراحل طراحي و اسقرار نظام پيشنهادها
فرآيند طراحي و استقرار نظام پيشنهادها از الگوي ذيل تبعيت مي كند:
1-3) پروژه اول
اين پروژه شامل دو فاز شناخت وضعيت عوامل موثر بر كاركرد نظام پيشنهادها در دانشگاه (امكان سنجي) و طراحي نظام پيشنهادها و تدوين آيين‌نامه آن مي‌باشد. در فاز اول عوامل موثر بر نظام پيشنهادها مورد بررسي قرار مي‌گيرد. در فاز دوم آيين‌نامه نظام پيشنهادها متناسب با اصول علمي و صحيح نظام پيشنهادهاي کايزني و همچنين متناسب با ويژگي‌هاي دانشگاه با تشكيل، آموزش و همراهي تيم كميته عالي نظام پيشنهادها تدوين مي‌گردد.
2-3) پروژه دوم
اين بخش شامل فازهاي ارائه آموزش‌هاي لازم به تمام ذينفعان و متوليان نظام پيشنهادها و فاز آغاز اجراي نظام پيشنهادها مي‌گردد. در فاز اول آموزش‌هاي ويژه و جداگانه به مديران ارشد و مياني، دبيران و كارشناسان كميته‌هاي تخصصي و كاركنان ارائه مي‌شود.
در ذيل شرح تفصيلي گام‌هاي اجراي پروژه مبتني بر فرآيند فوق ذكر گرديده است. در هر گام وظايف مشاور و دانشگاه به تفكيك ذكر شده است.
گام اول: شناخت وضعيت عوامل موثر بر كاركرد نظام پيشنهادها در دانشگاه
اين گام شامل موارد ذيل مي‌گردد:
- شناخت عناصر موثر بر نظام مشاركت و فرهنگ سازماني؛
- الگوي مديريتي مديران ارشد و مياني و چگونگي روابط آنان با كاركنان؛
- سابقه قبلي سازمان در امر مشاركت؛
- ويژگي‌هاي پرسنلي: تحصيلات، سن، مهارت و ميزان آموزش‌هاي ارائه شده به آنان؛
- وضعيت قراردادهاي كاري (نوع استخدام و حقوق و مزايا)؛
- گستره و درجه انعطاف‌پذيري فرآيندهاي كاري؛
- ميزان استاندارد سازي شغلي در سازمان و ساير موضوعات موثر بر مشاركت‌پذيري كاركنان.
وظايف مشاور:
- مصاحبه با برخي از مديران سازمان؛
- طراحي پرسشنامه شناخت ديدگاه‌هاي کارکنان و حساسيت‌سنجي آن‌ها به ابعاد مختلف نظام پيشنهادها؛
- تجزيه و تحليل اطلاعات جمع‌آوري شده و دسته‌بندي اطلاعات و
- تكميل و ارائه چك‌ليست عوامل موثر بر كاركرد نظام‌هاي بهره‌وري بويژه نظام پيشنهادها در سازمان.
- مصاحبه با چند تن از كاركنان از رده‌هاي مختلف سازمان؛
وظايف دانشگاه:
- ارائه اطلاعات صحيح و لازم به مشاور
- معرفي افراد مناسب براي مصاحبه و دعوت از ايشان
گام دوم: آموزش كميته عالي نظام پيشنهادها
اين كميته كه اعضاي آن از متشكل از اعضاي محترم هيأت علمي دانشگاه در واحدهاي ستادي و صفي است، تحت آموزش‌هاي ويژه نظام پيشنهادها قرار خواهند گرفت و علاوه بر اينكه در امر طراحي آيين‌نامه اجرايي نظام پيشنهادها كه متناسب با ويژگي‌هاي دانشگاه مي‌باشد ياريگر مشاور خواهد بود امر راهبري و نگهداري نظام پيشنهادها را پس از استقرار عهده دار خواهد بود.
وظايف مشاور:
- ارائه آموزش‌هاي لازم به اعضاي كميته در زمينه نظام پيشنهادها
- ارائه آموزش‌هاي لازم به اعضاي كميته در زمينه طراحي آيين نامه نظام پيشنهادها
- ارائه نمونه آيين نامه‌هاي ساير شركت‌ها به اعضاي كميته تخصصي
وظايف دانشگاه:
-
حضور كامل و موثر اعضاي كميته عالي در جلسات
گام سوم: طراحي پيش نويس آيين نامه نظام پيشنهادها
اين گام شامل موارد ذيل مي‌گردد:
- طراحي شيوه ارائه و دريافت پيشنهادها
- طراحي شيوه بررسي پيشنهادها
- طراحي شيوه اجراي پيشنهادهاي پذيرفته شده
- طراحي شيوه هاي پاداش دهي و ابعاد انگيزشي نظام پيشنهادها
وظايف مشاور:
- طراحي پيش نويس آيين نامه متناسب با ويژگي‌هاي دانشگاه
- تعديل و اصلاح آيين نامه مطابق با نظرات گرد آوري شده اعضاي كميته عالي
وظايف دانشگاه:
- حضور كامل و موثر اعضاي كميته عالي در جلسات
- همكاري لازم با مشاور به منظور طراحي پيش نويس آيين نامه مناسب
گام چهارم: تصويب آيين نامه طراحي شده
در اين گام مشاور پس از انجام تغييرات مورد نظر اعضاي كميته عالي نسخه اصلاح شده آيين‌نامه نظام پيشنهادها را جهت تصويب در جلسه كميته عالي ارائه مي‌كند.
گام پنجم: تشكيل كميته‌هاي تخصصي نظام پيشنهادها
اين کميته‌ها در سطح معاونت‌هاي ستادي و همچنين دانشكده‌ها تشکيل می‌شوند. در معاونت‌هاي دانشگاه اعضاي كميته متشكل از اعضاي شوراي مديران و يك تا سه نفر از كارشناسان معاونت مربوطه به انتخاب معاون مربوطه مي‌باشد و در دانشكده‌ها اعضاي كميته متشكل از رييس دانشكده، معاونين و يك تا سه نفر از كارشناسان دانشكده مربوطه به انتخاب رييس دانشكده مي‌باشند. در كميته‌هاي تخصصي معاونت‌هاي دانشگاه و دانشكده‌ها، يكي از كارشناسان منتخب به عنوان دبير كميته تخصصي توسط معاون دانشگاه / رييس دانشكده تعيين مي‌شود.
گام ششم: آموزش مديران ارشد و مياني دانشگاه
وظايف مشاور:
- آموزش تاريخچه، مزايا، فلسفه، پيش‌نيازها، مكانيزم اجرايي و … نظام پيشنهادها به مديران مياني و سرپرستان و تبيين نقش و وظايف آن‌ها در نظام پيشنهادها
- ارائه مستندات (گزارش؛عكس و فيلم) از نتايج اجرا در شركت‌هاي خارجي و ايراني
- تهيه و ارائه فيلم آموزشي ويژه مديران (شامل تشريح نظام پيشنهادها، آيين نامه طراحي شده براي سازمان و نقش مديران درتوفيق نظام پيشنهادها)
وظايف دانشگاه:
-
برنامه ريزي جهت حضور جامع و موثر مديران مياني و سرپرستان
گام هفتم: آموزش دبيران و اعضاي كميته‌هاي تخصصي نظام پيشنهادها
وظايف مشاور:
-
آموزش كليات نظام پيشنهادها به اعضاي كميته هاي تخصصي نظام پيشنهادها
-
آموزش وظايف كميته ها با نمايش فيلم آموزشي و ارائه جزوات آموزشي لازم شامل:
- چگونگي بررسي پيشنهاد
- چگونگي اجراي پيشنهادهاي پذيرفته شده
- چگونگي ارزشيابي پيشنهاد
- چگونگي ترويج نظام پيشنهادها و جلب مشاركت كاركنان
- چگونگي بهره گيري از ابزار مديريت ديداري
- تهيه و ارائه فيلم آموزشي ويژه مديران (شامل تشريح نظام پيشنهادها،آيين نامه طراحي شده براي سازمان و نقش و وظايف كميته هاي بهبود مستمر در نظام پيشنهادها
وظايف دانشگاه:
-
حضور كامل و موثر اعضاي كميته ها در جلسات
گام هشتم: آموزش كليه کارکنان دانشگاه
وظايف مشاور:
- آموزش كاركنان به همراه نمايش فيلم آموزشي و ارائه جزوات آموزشي لازم
- آموزش تاريخچه، مزايا، فلسفه، پيش نيازها، مكانيزم اجرايي و … نظام پيشنهادها
- تشريح مزاياي مشاركت در نظام پيشنهادها براي كاركنان
- آموزش چگونگي ارايه پيشنهاد
- آموزش آيين نامه و چگونگي گردش كار سيستم (بررسي، اجرا و سياست‌هاي انگيزشي)
- چگونگي دسترسي به ايده هاي بهبود (تكنيكهاي خلاقيت، عارضه يابي و…)
- تهيه و ارائه فيلم آموزشي ويژه كاركنان (شامل تشريح نظام پيشنهادها، آيين نامه طراحي
شده براي سازمان، روش پيشنهاددادن و تكنيكهاي پيشنهاديابي)
وظايف دانشگاه:
- انجام هماهنگي ها و تهيه مقدمات براي جلسات آموزش كاركنان
- فراهم نمودن امكان (سالن) گردهمايي كاركنان
گام نهم: اعلام شروع فعاليت كميته‌هاي تخصصي نظام پيشنهادها در دانشگاه
وظايف مشاور:
- کمک در تهيه متن اطلاعيه
- کمک در طراحي روش‌هاي اطلاع رساني استقرار سيستم پيشنهادها
وظايف دانشگاه:
- اطلاع‌رساني شروع فعاليت رسمي كميته‌هاي تخصصي نظام پيشنهادها از طريق درج خبر در پيك دانشگاه، سيستم پويا و سايت معاونت طرح و برنامه
